Comment classer efficacement ses documents ? 10 idées clés.

Courrier, factures, papiers administratifs… chaque jour, nous recevons des papiers à traiter et à conserver. Comment les classer et traiter de manière rapide et efficace ? Comment les conserver pour les besoins futurs ? Comment s'assurer que nous avons bien régler ce qui doit l'être ? Voici 10 bonnes pratiques à adopter pour ne plus perdre de temps mais les gérer efficacement !



1. Prenez du temps pour ranger

Vous avez décidé de mettre de l'ordre dans vos papiers ? Vous y arriverez avec un peu d'effort, de la méthode et surtout de la régularité. Et pour bien commencer, prenez le temps de vous y préparer.

Le premier classement sera le plus long et le plus fastidieux. Selon l'étendu des dégâts, il risque même d'être long. Courage ! Une fois ce premier classement terminé, les autres seront des parties de plaisir.

Comment classer efficacement ses documents ? 10 idées clés.
Petit conseil : Pour vous motiver au rangement, préparez-vous un bon thé, mettez un peu de musique et surtout occupez-vous de vos papiers lorsque les enfants ne sont pas là.


2. Combien de temps converser vos papiers ?

Voici un petit récapitulatif pour savoir combien de temps nous devons conserver nos différents documents administratifs.

- Pendant la durée de propriété : facture d’achat d’objet de valeur, carte grise de la voiture, documents sur la propriété immobilière.
- Pendant 6 mois : Justificatifs de règlement pour les notes d’hôtel et de restaurant
- Pendant 1 ans : Factures de déménagement, certificat de ramonage, factures téléphones et d’internet, taxes d’habitation et taxes foncières, justificatifs de paiement d’un PV.
- Pendant 2 ans : Honoraires de médecin et de dentiste, relevés d’allocations familiales, papiers de sécurité sociale et de mutuelle, papiers de crédit, lettres de résiliation de contrat, avis de recouvrement des taxes foncières et d’habitation.
- Pendant 3 ans : Déclaration de revenus et avis de redevance audiovisuelle
- Pendant 4 ans : Factures d’eau
- Pendant 5 ans : Quittances de loyers et charges locatives, factures de gaz et d’électricité, justificatifs de paiement des pensions alimentaires, attestations de paiement des impôts, contrat de location et état des lieux.
- Pendant 10 ans : Crédits immobilier, relevés bancaires, talons de chéquier, bordereaux de versement, contrats d’assurance vie (après la date de décès), documents concernant la vente d’un bien immobilier, décomptes de charges de copropriété.
- Pendant 30 ans : Factures des travaux, factures de réparation de voiture, justificatifs de séjours à l’hôpital, quittances de paiement pour la réparation d’un dommage, reconnaissances de dettes civiles.
- Tout au long de votre vie : livret de famille, contrat de mariage, livret militaire, diplômes universitaires, titres de propriété, testaments, donations, police d’assurance et preuves de leur résiliation, papiers pour la retraite, pension civile et militaire, carte de groupe sanguin, carnet de santé, certificat de vaccination, carte de sécurité sociale, dossiers médicaux, fiches de paies, contrats de travail, jugement de divorce, actes d’adoption.

Pour plus de renseignements sur la durée de conservation légale de vos documents, rendez-vous sur le site du service public :
http://vosdroits.service-public.fr/particuliers/F19134.xhtml.

Maintenant que vous connaissez la durée de vie des papiers à conserver, allons-y pour le rangement !

3. Rangez vos papiers en attente de classement

Comme 90% des gens, vous ouvrez sûrement votre courrier à un moment où vous n'avez pas le temps ou l'envie de le classer. Mais bien entendu vous êtes curieux et donc vous en regardez le contenu.
Comment classer efficacement ses documents ? 10 idées clés.

A partir de ce moment là, il y a 2 écoles :
- La mauvaise école :
Vous reposez le courrier sur un coin de table en vous disant que vous vous en occuperez plus tard. Dans ce cas, vous perdez un temps précieux car il vous faudra réouvrir chaque courrier pour savoir quoi en faire.
- La bonne école :
Elle consiste à faire un pré-classement.
En effet, lorsque vous parcourez un courrier, vous en tirez 2 informations cruciales et 2 actions :
- Est-ce important ? Oui, donc je garde. Non, donc je jette.
- Dois-je agir ? Oui, je dois faire une action (par exemple payer une facture). Non, je n'ai rien à faire (par exemple facture en prélèvement automatique).

A ce niveau, la recommandation est donc d'avoir un organiseur de bureau à 2 tiroirs :
- celui du haut servira à ranger les documents pour lesquels vous devez agir
- celui du bas pour ceux que vous devez simplement classer.

Vous aurez ainsi un premier tri. Vos actions suivantes seront simplifiées et vous gagnerez du temps.

4. Ne conservez que le strict minimum

Le meilleur moyen de ranger est de ne garder que le strict minimum.
A la lecture du courrier, demandez-vous si sa conservation est nécessaire (cf. aussi le paragraphe "Combien de temps converser vos papiers ?").
Si oui, classez-le, si non, jetez-le immédiatement à la poubelle.

A l'heure de l'internet et du dématérialisé, posez-vous aussi la question du format de vos factures. La plupart des sociétés proposent aujourd'hui une version électronique des factures. Elles ont la même valeur légales, sont conservées sur votre compte client... une vraie simplification et une mise à disposition permanente.
Pour recevoir vos factures par mail, il vous suffit, dans la plupart des cas, de vous inscrire sur le site internet de la société.

5. Optez pour le classement électronique

Pour gagner de la place dans vos placards et dans votre bureau, optez pour le classement électronique.

Mais, qu'est ce que le classement électronique ?
Le classement électronique est un système de conservation de vos données personnelles (photos, factures, preuves d'achat...) sur un format numérique.
Pour quelques euros par mois, vos données seront conservées sur un disque dur extérieur et accessible par internet.

Cette solution est très sécurisante. Un incendie ou un cambriolage est toujours possible e
Cette solution est aussi très sécurisante. En effet, un incendie, un cambriolage ou d'autres circonstances peuvent vous faire perdre tous vos précieux documents. Il est donc plus prudent de garder vos papiers importants dans 2 endroits différents : votre ordinateur et un site externe.

Plusieurs sites sont disponibles pour le classement électronique. Les sites comme Hubic, Dropbox ou encore Digiposte vous permettront d'archiver et de protégez vos documents importants en toute sécurité. Ces sites donnent accès à vos documents partout où vous avez une connexion internet. Enfin, ils vous permettront de partager vos documents avec vos proches en leur transmettant un accès sécurisé.


6. Les éléments disponibles pour le classement

Comment classer efficacement ses documents ? 10 idées clés.
Installez sur une étagère (ou sous une étagère), les range-magazines. C'est une bonne solution pour le classement des documents courants : le rangement est facile et on accède aux documents facilement si besoin. Dotés d’un porte-étiquette, vous pourrez identifier rapidement leur contenu.

Les pochettes sont aussi bien pratiques pour séparer les différents thèmes.
Nous vous conseillons d’utiliser des chemises de couleur différentes par sujet.
Pochette EDF, pochette Eau, pochette Impôts, etc vous permettront de voir tout de suite clair dans votre rangement.
Si vous avez des sujets volumineux (ex construction de maison), optez pour des chemises à soufflet ou des boites avec intercalaires. Elles vous permettront de ranger plus de papiers.

Si vous souhaitez consulter vos documents facilement, préférez les classeurs à anneaux.
Installez à l’intérieur plusieurs intercalaires qui vous permettront de classer vos papiers. Optez pour un classeur par grand thème. Par exemple, un classeur regroupera les factures tandis qu’un autre prendra en charge les relevés de compte…

7. Chaque année, archivez vos documents

Boite de classement 8 dossiers suspendus
Boite de classement 8 dossiers suspendus
Lorsqu'une nouvelle année commence, classez vos papiers de l'année précédente.
A cette fin, utilisez des boites de classement et d'archivages et notamment les boites avec dossiers suspendus sont composée de dossiers suspendus.
Ajoutez une étiquette avec l'année pour vous y retrouver.

Continuez à utiliser une couleur par thème (factures, finance, logement, assurance…)

Une fois, vos boites de classement et d’archivage installées, réservez-leur une étagère dans le bureau.

8. Beaucoup de dossier ? Optez pour un meuble dédié !

Si vous suivez de nombreuses affaires ou que vous occupiez des papiers de toute votre famille, optez pour un meuble de classement. Ces meubles à tiroirs sont dotés de dossiers suspendus bien pratiques pour gérer facilement chaque thème.

Ils représentent certes un investissement de départ, mais un vrai confort d'utilisation au quotidien et l'un des meilleurs classements.

9. Quelques astuces de classement

Afin de retrouver facilement vos papiers, nous vous conseillons d’inscrire sur chaque dossier ou classeur son contenu. Pour gagner encore plus de temps, choisissez une couleur par grand thème puis de classez vos documents par ordre chronologique. Enfin, installez sur votre bureau un sommaire indiquant la couleur correspondant au thème. Un pense-bête qui sera bien pratique !

Ces différentes méthodes vous permettront de remettre facilement la main sur ce que vous cherchez.

Voici un exemple de classement que vous pouvez utiliser :
Assurances
o Contrat d’habitation
o Contrat de la voiture
o Assurance vie
o Assurance décès
o Certificat d’authenticité
o Estimation d’experts
o Sinistres
Factures
o Travaux
o Bien
o Prestations de service
Finance
o Relevés de compte
o Prêts
o Virements
o Impôt
Famille
o Papiers d’identité
o Contrats et actes de mariage
o Scolarité
o Loisirs
Santé
o Ordonnances
o Carnets de santé
o Examens médicaux
Logement
o Contrat de bail
o Lettres propriétaire-locataire
o Etats des lieux
o Quittance de loyer
Professionnel
o Contrat de travail
o Fiches de paie
o Retraite
o Assedic

Cette liste n’est pas exhaustive mais elle sera un bon début pour commencer votre classement.

10. Il est grand temps de s'y mettre

Après tous ces conseils, vous n'avez plus d'excuse pour ne pas commencer votre rangement.

Chez THISGA vous trouverez tous les accessoires dont vous avez besoin.
- Les boites à courrier : http://www.thisga.com/650-boite-courrier-projet-a4.html#
- Les ranges-revues cartonnées : http://www.thisga.com/1956-range-revues-cartonne-aquarelle.html
- Les boites de rangement à tiroirs : http://www.thisga.com/144-boite-tiroirs
- Les boite de classement à dossiers suspendus : http://www.thisga.com/641-boite-de-classement-8-dossiers-suspendus.html

Vendredi 18 Avril 2014
Audrey Thisga
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